Zeewolde

“Burger niet gedupeerd door archiefproblemen Meerinzicht”

Er zijn geen signalen dat burgers gedupeerd zijn door problemen met de archivering van Meerinzicht. Dat zegt verantwoordelijk wethouder Egge Jan de Jonge van de gemeente Zeewolde. Hij gaat daarom geen verder onderzoek doen. De toezichthouder concludeerde onlangs dat er documenten kwijt kunnen zijn, omdat ze niet juist zijn gearchiveerd. Ook het Flevolands Archief sloeg daarover alarm. Meerinzicht is in Zeewolde, Harderwijk en Ermelo verantwoordelijk voor onder andere uitkeringen, jeugdzorg en de WMO.

De toezichthouder schat dat 60% tot 70% procent van de digitale bestanden niet in het archief belandt. Documenten blijven achter in het behandelsysteem (ook wel een 'suite' genoemd) of in persoonlijke mailboxen of mappen van medewerkers van Meerinzicht. Daarnaast is het papieren archief volgens de toezichthouder nauwelijks toegankelijk, omdat documenten onzorgvuldig zijn opgeslagen.

“Burger niet gedupeerd door archiefproblemen Meerinzicht”

Er zijn geen signalen dat burgers gedupeerd zijn door problemen met de archivering van Meerinzicht. Dat zegt verantwoordelijk wethouder Egge Jan de Jonge van de gemeente Zeewolde. Hij gaat daarom geen verder onderzoek doen. De toezichthouder concludeerde onlangs dat er documenten kwijt kunnen zijn, omdat ze niet juist zijn gearchiveerd. Ook het Flevolands Archief sloeg daarover alarm. Meerinzicht is in Zeewolde, Harderwijk en Ermelo verantwoordelijk voor onder andere uitkeringen, jeugdzorg en de WMO.

De toezichthouder schat dat 60% tot 70% procent van de digitale bestanden niet in het archief belandt. Documenten blijven achter in het behandelsysteem (ook wel een 'suite' genoemd) of in persoonlijke mailboxen of mappen van medewerkers van Meerinzicht. Daarnaast is het papieren archief volgens de toezichthouder nauwelijks toegankelijk, omdat documenten onzorgvuldig zijn opgeslagen.

Het kwijtraken van documenten ligt daardoor op de loer en burgers kunnen daar de dupe van worden tijdens een aanvraag van zorg. De toezichthouder heeft overigens geen onderzoek gedaan of er ook burgers zijn gedupeerd door de archiefproblemen.

Wethouder De Jonge is er stellig in dat burgers niet de dupe zijn geworden: "Het klopt dat je misschien een bepaald document niet terug kan vinden", vertelt De Jonge. "Maar daar wordt de inwoner als het goed is niet de dupe van. Want de klantmanager heeft de informatie bij elkaar staan voor die cliënt. En als die zou vragen om een bepaalt document dan gaan we daarnaar op zoek. Het moet ergens in die suite staan. En we hebben op dit moment nog nooit teruggekoppeld gekregen dat daar klanten last van hebben dat wij niet goed gearchiveerd hebben.”

Geen onderzoek naar eventuele gedupeerden
Burgers kunnen bezwaar maken als ze denken dat een document mist, maar de gemeente Zeewolde zegt van de bezwaarcommissie geen signalen te hebben ontvangen dat er documenten missen. De gemeente is op dit moment niet van plan om te onderzoeken of er ook burgers de dupe zijn geworden die geen bezwaar hebben gemaakt. "Wat we gedaan hebben is gekeken wat er mis gaat en hoe moeten we dat weer gaan oplossen. Als we vanuit de samenleving ook niet teruggekoppeld krijgen dat er iets mis gaat, dan is er ook geen aanleiding om dat helemaal op te gaan zoeken. Voor mij is het belangrijkst om meteen te gaan kijken hoe we kunnen oplossen wat de toezichthouder aangeeft dat er mis is."

''Dat soort signalen zijn er op dit moment niet geweest'', Egge Jan de Jonge, wethouder

Het Domein Sociaal van Meerinzicht is in 2018 opgericht door Zeewolde, Harderwijk en Ermelo om de zorgtaken centraal uit te voeren. De drie gemeenten zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de organisatie. Samen hebben ze afgesproken dat het streekarchivariaat Noord-West Veluwe toezichthouder is voor het archief van de organisatie. 

Toezichthouder Rudolf Bosch geeft aan dat veel overheidsorganisaties het bewaren van digitale informatie onderschatten en denken dat digitaal archiveren goedkoper is, waardoor veel organisaties kampen met een slecht archief. De situatie bij Meerinzicht noemt hij wel slechter dan gemiddeld

Wethouder Egge Jan de Jonge zegt verrast te zijn door de archiefproblemen bij Meerinzicht, maar geeft ook aan dat er bij de start van het Domein Sociaal in 2018 bewust voor is gekozen om te focussen op dienstverlening voor klanten, omdat de gemeente in korte tijd meer zorgtaken van de landelijke overheid kreeg. "Dat hebben we voor ons gevoel heel snel moeten regelen. Dat is het beeld dat alle gemeenten hebben in Nederland." 

Toezichthouder blij dat advies wordt opgevolgd
De toezichthouder is enthousiast over het plan dat Harderwijk, Ermelo en Zeewolde hebben gemaakt om de archivering op orde te brengen. Dat gaat ruim 800.000 euro kosten. In een reactie aan de toezichthouder liet Zeewolde eerder weten dat de gemeenteraad nog akkoord moest gaan met de kosten, maar inmiddels is er volgens De Jonge een potje gevonden waaruit het bedrag betaald kan worden. De gemeenteraden van Harderwijk en Ermelo moeten nog wel akkoord gaan.

Deel dit bericht via socialemedia of WhatsApp
“Burger niet gedupeerd door archiefproblemen Meerinzicht”
Watch the video

Het kwijtraken van documenten ligt daardoor op de loer en burgers kunnen daar de dupe van worden tijdens een aanvraag van zorg. De toezichthouder heeft overigens geen onderzoek gedaan of er ook burgers zijn gedupeerd door de archiefproblemen.

Wethouder De Jonge is er stellig in dat burgers niet de dupe zijn geworden: "Het klopt dat je misschien een bepaald document niet terug kan vinden", vertelt De Jonge. "Maar daar wordt de inwoner als het goed is niet de dupe van. Want de klantmanager heeft de informatie bij elkaar staan voor die cliënt. En als die zou vragen om een bepaalt document dan gaan we daarnaar op zoek. Het moet ergens in die suite staan. En we hebben op dit moment nog nooit teruggekoppeld gekregen dat daar klanten last van hebben dat wij niet goed gearchiveerd hebben.”

Geen onderzoek naar eventuele gedupeerden
Burgers kunnen bezwaar maken als ze denken dat een document mist, maar de gemeente Zeewolde zegt van de bezwaarcommissie geen signalen te hebben ontvangen dat er documenten missen. De gemeente is op dit moment niet van plan om te onderzoeken of er ook burgers de dupe zijn geworden die geen bezwaar hebben gemaakt. "Wat we gedaan hebben is gekeken wat er mis gaat en hoe moeten we dat weer gaan oplossen. Als we vanuit de samenleving ook niet teruggekoppeld krijgen dat er iets mis gaat, dan is er ook geen aanleiding om dat helemaal op te gaan zoeken. Voor mij is het belangrijkst om meteen te gaan kijken hoe we kunnen oplossen wat de toezichthouder aangeeft dat er mis is."

''Dat soort signalen zijn er op dit moment niet geweest'', Egge Jan de Jonge, wethouder

Het Domein Sociaal van Meerinzicht is in 2018 opgericht door Zeewolde, Harderwijk en Ermelo om de zorgtaken centraal uit te voeren. De drie gemeenten zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de organisatie. Samen hebben ze afgesproken dat het streekarchivariaat Noord-West Veluwe toezichthouder is voor het archief van de organisatie. 

Toezichthouder Rudolf Bosch geeft aan dat veel overheidsorganisaties het bewaren van digitale informatie onderschatten en denken dat digitaal archiveren goedkoper is, waardoor veel organisaties kampen met een slecht archief. De situatie bij Meerinzicht noemt hij wel slechter dan gemiddeld

Wethouder Egge Jan de Jonge zegt verrast te zijn door de archiefproblemen bij Meerinzicht, maar geeft ook aan dat er bij de start van het Domein Sociaal in 2018 bewust voor is gekozen om te focussen op dienstverlening voor klanten, omdat de gemeente in korte tijd meer zorgtaken van de landelijke overheid kreeg. "Dat hebben we voor ons gevoel heel snel moeten regelen. Dat is het beeld dat alle gemeenten hebben in Nederland." 

Toezichthouder blij dat advies wordt opgevolgd
De toezichthouder is enthousiast over het plan dat Harderwijk, Ermelo en Zeewolde hebben gemaakt om de archivering op orde te brengen. Dat gaat ruim 800.000 euro kosten. In een reactie aan de toezichthouder liet Zeewolde eerder weten dat de gemeenteraad nog akkoord moest gaan met de kosten, maar inmiddels is er volgens De Jonge een potje gevonden waaruit het bedrag betaald kan worden. De gemeenteraden van Harderwijk en Ermelo moeten nog wel akkoord gaan.

Deel dit bericht via socialemedia of WhatsApp
Advertentie